Obtén Una Demo

University of Sydney equilibra la autonomía de sus facultades y escuelas con la necesidad de  cumplimiento del plan estratégico.

client-usyd-w160
https://cdn2.hubspot.net/hubfs/5028884/Website/Sydney%20University%202-1.m4v
“El gran cambio se produce cuando todos pasan de estar entusiasmados y con mucho trabajo - a lo mismo, pero de manera estructurada, ingresando la información en un solo lugar.”
0

Katy McEwan
Responsable de Proyectos Senior (Escuela de Negocios)

    client-usyd-w160

    Acerca de USYD

    La primera y más famosa universidad de Australia. USYD alberga a más de 50.000 estudiantes y regularmente aparece calificada como una de las principales universidades del mundo.

     

    Principales desafíos

    Con una estructura federada grande y complicada, USYD buscaba una solución que la ayudara a mantenerse centrada en su visión estratégica, y que al mismo tiempo conservara el empoderamiento de las facultades y escuelas.

    Con variadas exigencias de reportes en torno a su estrategia y una matriz de comités y gobernanza - USYD necesitaba una manera simple de actualizar los objetivos una vez, pero de manera que esas actualizaciones se reflejaran en varios lugares.

    Mayores logros

    La ambiciosa estrategia de USYD se centra en las áreas de educación, investigación y cultura. Cascade le permitió crear varios subplanes en las facultades y las escuelas que luego se vincularon con la estrategia principal de la universidad. Esta dinámica ofreció empoderamiento y autonomía (lo que impulsó el compromiso) al tiempo que aseguró que todas las iniciativas y proyectos siguieran alineados con los objetivos más generales de la universidad.

    También les dio la posibilidad de automatizar sus reportes a los diferentes comités y órganos regulatorios desde una única fuente de información.

    Equilibrando el empoderamiento con la centralización

    Llevar adelante una universidad con 50.000 estudiantes es una tarea compleja. Cuando se añade un ambicioso plan de crecimiento a la mezcla, así como administradores y académicos con poco tiempo disponible, lograr cohesión y uniformidad se vuelve aún más difícil.

    El plan estratégico de University of Sydney exigía que se integrara a las facultades claves dentro de un solo plan estratégico, pero sin afectar el espíritu de autonomía con el que funciona cada facultad.

    Antes de que implementaran Cascade, sabían que se estaba trabajando mucho en torno a ciertos aspectos de la estrategia, pero no tenían manera de enlazar todo ni de obtener información sobre qué estaban haciendo las diferentes facultades.

    Antes, todos hacían mucho trabajo y cosas realmente geniales. Pero quedaba todo en la cabeza, en correos electrónicos o incluso en Excels. Nadie sabía en realidad en qué estaban trabajando los demás. Sabían que habían muchas cosas sucediendo, pero en verdad no podían ver de qué manera aportaban a la estrategia.
    Katy McEwan - Responsable de Proyectos Senior (Escuela de Negocios)

    La centralización era un objetivo clave para permitir que la oficina de estrategia central pudiera producir informes para el vicerrector.

    La universidad es una organización muy grande y muy compleja; es, en verdad, una estructura federada. Con el control descendente (top-down) no alcanza. La gente necesita poder colaborar y disfrutar de cierto empoderamiento local. Vinculada con información y visibilidad entre equipos, Cascade nos dio la información y la oportunidad para impulsar esa colaboración.
    David Hannett - Director (Oficina del CFO)

    Cascade generó beneficios tanto de manera central, como también dentro de cada facultad

    Uno de los argumentos de venta interna claves de Cascade fue que, además de aportar valor a la función de estrategia central, también añade eficiencia en los procesos y mejora la calidad de los reportes para los equipos individuales. Un objetivo clave de la implementación fue que los diferentes equipos que usan Cascade pudieran replicar sus propias necesidades de información en el sistema, además de la información centralizada realizada por el área estratégica.

    Me fascinan los tableros. Soy una persona muy visual y me encantan las representaciones visuales. El sistema obtiene su nombre de la noción de que la estrategia desciende en forma de cascada (Cascade) desde lo alto de la organización hacia unidades funcionales y varias áreas estratégicas y proyectos. Hace que sea muy fácil navegar la estrategia gracias a la forma lógica de su estructura general. El tiempo de configuración fue mínimo - el tiempo que le lleva a la gente aprender a usar el sistema es insignificante - es muy simple y directo. Es espectacular tener, de una vez por todas, esa representación del vínculo entre la estrategia de la universidad, la estrategia de la biblioteca y de todos los proyectos y tareas en los que trabajamos.
    Antonia Mocatta -Directora Asociada (Biblioteca de la Universidad)

    Además de los reportes, los equipos de USYD también comentaron sobre la colaboración basada en la nube que aportó Cascade respecto de la estrategia y la gestión de proyectos.

    Me encanta que esté basada en la nube. Que la gente pueda actualizar los proyectos desde donde estén, desde sus portátiles o incluso desde sus teléfonos. Esa característica es realmente fundamental para una universidad en la que tenemos gente viajando todo el tiempo, tanto local como internacionalmente. También me pareció muy intuitivo. Inmediatamente pensé - sí, sé cómo funciona y es muy fácil de entender. Esa facilidad fue muy importante, porque me di cuenta de que no sería muy complicado que mi equipo y los demás líderes de proyectos usaran el sistema.
    Katy McEwan -Responsable de Proyectos Senior (Escuela de Negocios)

    La herramienta nos dio colaboración y la posibilidad de que las personas comprendieran todos los proyectos diferentes del espectro y vieran cómo se vinculan entre sí. Es un habilitador de colaboración, porque genera visibilidad y ofrece una única fuente de información. ¡Librarnos del Excel fue un valor agregado!
    David Hannett - Director (Oficina del CFO)

    Aporta estructura y orden a la estrategia

    El mayor beneficio que significó Cascade para University of Sydney fue la cohesión y la estructura para la variedad de trabajo estratégico y tareas de gestión de proyecto que estaban sucediendo.

    El gran cambio se produce cuando todos pasan de estar entusiasmados y con mucho trabajo - a lo mismo, pero de manera estructurada, ingresando la información en un solo lugar.
    Katy McEwan -Responsable de Proyectos Senior (Escuela de Negocios)

    El secreto fue ofrecer una plataforma que sea lo suficientemente flexible para producir informes estructurados, sin anular la creatividad y la vinculación que resulta de empoderar a las diferentes facultades para gestionar sus propias estrategias, como parte de una estrategia mayor.

    Strategy eBooks, Guides & Articles Weekly  Join 100k+ people receiving our weekly strategy content directly to their  mailbox every week. It's 100% free forever! Subscribe