Implementación de la estrategia: el proceso de 6 pasos

¿Qué es la implementación de la estrategia?

Hemos preparado nuestra guía definitiva para la implementación de una estrategia, pero ¿qué es la implementación de una estrategia y cómo se hace? En síntesis, la implementación de la estrategia es un término usado para describir el proceso o la actividad que garantiza que, de verdad, el plan estratégico se ejecute.

Dicho de otro modo, significa HACER lo que dijiste que harías cuando planificaste la estrategia.

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Definimos seis pasos en nuestra guía sobre el proceso de implementación de la estrategia que puedes seguir para hacer que tu plan estratégico evolucione y pase de ser solo un plan a implementarse:

1. Define tu marco estratégico
2. Diseña tu plan
3. Define los KPIs
4. Establece el ritmo de tu estrategia
5. Implementa el sistema de reporte de tu estrategia
6. Conecta el rendimiento con la estrategia

Sigue esta guía de 6 pasos para la implementación y consigue que tu plan estratégico evolucione y pase de ser solo un plan a implementarse.

Paso #1: Define tu marco estratégico

Por una parte, la estrategia es algo que debería estar incorporado en todo que hagas. Debe estar presente en el ADN de la organización y de su gente. Por otro lado, si no te esfuerzas en comunicarla explícitamente, no vas a conseguir el foco y la tracción que necesitas.

Debes empezar con un marco sencillo que presente un léxico estratégico que todos puedan comprender y seguir. Ante la pregunta de “cómo están tus objetivos estratégicos”, todos deberían estar alineados y saber de qué se está hablando. En Cascade usamos la siguiente “casa de estrategia” para definir los diferentes elementos de nuestra estrategia:

Puedes tener más información sobre este enfoque en nuestra Guía de cómo escribir un plan estratégico y si te gusta, también ofrecemos una plantilla gratuita que puedes descargar para trabajar sobre tu estrategia. Sin embargo, lo importante es que te ofrece una forma clara de estructurar y de implementar la estrategia. Evita usar demasiada terminología específica. Además, proponemos incluir solamente la declaración de visión en lugar del combo más conocido de “visión/misión”, ya que a menudo la gente no tiene muy clara la diferencia entre ambas. Queremos evitar cualquier tipo de confusión cuando hablamos de la implementación de la estrategia; entonces, nos centramos en incluir simplemente una declaración de visión.

Si necesitas trabajar de forma más detallada sobre tu estrategia, puedes usar un marco estratégico como el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) o el Horizonte Estratégico de McKinsey. Hemos redactado una guía para ayudarte a decidir qué marco es el más apropiado para tu caso. Sin embargo, cualquiera que elijas, asegúrate de que sea lo más sencillo posible. ¡Todos los marcos incluidos en nuestra guía pasan la prueba!.

Paso #2: Diseña tu plan

El siguiente paso de nuestra guía para el proceso de implementación de la estrategia es el punto donde vas a empezar a crear tu plan. Ahora que definiste tu marco o tus marcos, pasas a la fase de la verdadera creación de tu plan estratégico. Previamente, escribimos guías detalladas para redactar planes estratégicos. Por lo tanto, no vamos a volver sobre este tema, pero asumimos que estás usando un marco similar al descripto anteriormente y ahora te sugerimos que encares la creación del plan:

Pasos para diseñar tu plan.

1. Reúne a los líderes de la organización (fundadores, CEO, directores, etc.) para acordar la visión. Puedes organizar un taller para trabajar sobre este tema. Tenemos un posteo muy consultado que podría ayudarte.
2. En el mismo taller, empieza a escribir los valores que definen la organización. Si te resulta difícil, puedes consultar este posteo sobre cómo crear valores.
3. Finalmente, (en el mismo taller) puedes escribir 3 o 4 áreas de foco que el equipo considere fundamentales para cumplir con la visión. Nuestra guía sobre áreas de foco está disponible cuando la necesites.
4. ¡Luego espera! No caigas en la tentación de empezar a escribir los objetivos estratégicos por ahora.
5. Repasa el marco básico con tu equipo o tus equipos y trata de que ellos, de forma independiente, aporten ideas para los objetivos estratégicos teniendo en cuenta cada una de las áreas de foco. Puedes asignar un área de foco a cada uno de los miembros del equipo de líderes y pedirles que se encarguen de desarrollar dicha área de foco. Esto sirve para asegurarte de que crean en el resultado final de tu plan estratégico.
6. Una vez desarrollados los objetivos estratégicos, pueden volver a reunirse en grupo y plantearse una serie de preguntas difíciles:
   -Si cumplimos cada uno de estos objetivos estratégicos para determinada área de foco, ¿habremos completado esa área de foco?
   - Si cumplimos todas las áreas de foco, ¿habremos cumplido con nuestra visión?
   - ¿Nuestros valores representan una ayuda o un obstáculo en nuestro camino?
7. Si estás preparado, es momento de avanzar y lanzar tu plan estratégico. Consulta nuestros consejos para convertir las estrategias en acción aquí.

¿Falta algo?

Habrás notado que todavía no hablamos de los cimientos de nuestra casa estratégica: los proyectos y los KPIs. Se debe a que parte de tu proceso de implementación estratégica debería consistir en el empoderamiento de los miembros de la organización para que puedan presentar sus propios proyectos. Ahora que tienes bien asentados los cimientos, los riesgos de ese proceso disminuyen bastante y esto te permitirá generar entusiasmo y conseguir apoyo para tu plan estratégico.

Paso #3: Define los KPIs

El paso 3 de nuestra guía para el proceso de implementación de la estrategia requiere que definas tus KPIs. Los indicadores claves del rendimiento (KPIs) constituyen una de las herramientas más antiguas de la gestión empresarial, porque funcionan. Te obligan a ser honesto acerca del progreso y a enfocarte en los resultados. Deben convertirse en el faro que guíe la implementación de la estrategia. Aquí presentamos algunos consejos para que puedas definir tus propios KPIs y algunos ejemplos de KPIs que usamos en nuestro negocio de SaaS (servicio de software).

• Que sean simples. No trates de imponer índices complejos que solo podrán entender algunas personas. Que resulten sencillos y claros para todos los miembros de la organización.
• Elige por lo menos 1 KPI para cada uno de tus objetivos estratégicos.Más de uno está bien, pero que para toda la organización no sean más de 6 o 7.
• Que puedan medirse rápidamente. Vimos algunos KPIs que parecían interesantes pero que podían medirse años después del inicio de la estrategia. Eso no sirve para mantener los esfuerzos de implementación estratégica en la primera etapa.
• Que no gire todo en torno al dinero. Por supuesto, los beneficios y los ingresos son tu objetivo final, pero los KPIs deberían servir como impulsos para conseguir los objetivos económicos. Si solo medimos los resultados, agregamos poco valor.

Aquí están las áreas de foco y los KPIs que usamos para cada una:

Creo que puedes mejorar nuestros KPIs en el espacio que se refiere a “Industria” y “Gente”. Indica en los comentarios si encuentras algún KPI que tenga relación con estos temas. Pero, sobre todo, queremos que sepas que estos KPIs nos ayudaron mucho para implementar nuestra estrategia.

Un punto final. Es necesario que actualices el progreso de tus KPIs por lo menos una vez al mes o podrías correr el riesgo de perder el foco en ellos. Dedícale tiempo como parte de tu proceso de planificación estratégica para ver cómo puedes acceder a los datos y estadísticas que necesitas.

Paso #4: Establece el ritmo de tu estrategia

El paso 4 de nuestra guía del proceso para la implementación de la estrategia es el momento en que puedes establecer el ritmo de tu estrategia. Lo irónico en la implementación de la estrategia es que, aunque todos reconocen su importancia, en general es lo primero que se deja de lado cuando las cosas se complican. Las personas quedan atrapadas en el día a día y no tienen tiempo para enfocarse en los elementos del panorama general que harán que la organización avance. Esto se convierte rápidamente en un círculo vicioso y es una de las principales razones por las que fallan las estrategias.

Decide por adelantado cuál será el ritmo de tu estrategia, es decir:

• ¿Cada cuánto se realizarán reuniones para hablar sobre el progreso?
  Sugerimos un mínimo de reuniones trimestrales, pero hasta que todo esté perfectamente incorporado, sería mejor hacerlas mensualmente.
• ¿Quiénes participarán?
  Como mínimo, necesitas al equipo de líderes, pero tendrás que pensar cómo involucrar al resto de la organización en estas reuniones para ponerse al día con la estrategia.
• ¿Cuánto van a durar estas reuniones?
  No dejes de lado la estrategia para tratar otro tema de la agenda de tu negocio. Dale por lo menos una hora.
• ¿Qué estructura tendrá la reunión? ¿Qué informes van a usarse?
  
  Podrás encontrar más información sobre este tema cuando llegues al paso #5.

Si estás buscando un buen punto de inicio, sugerimos lo siguiente:

Una reunión mensual llamada “Control de Estrategia” con el equipo de liderazgo. Una hora de duración. Preferentemente en una sala de reuniones/sala de directorio. Una persona que lidere la reunión alternativamente (la estrategia no debe sentirse como si fuera del dominio exclusivo del CEO) y que revisará los reportes acordados e invitará a que los responsables de cada iniciativa clave dentro de la estrategia presenten la información actualizada.

Seguimiento trimestral en una sesión con todo el personal para compartir los temas más importantes del progreso dentro de la estrategia y una mención para los equipos que impulsaron ese progreso.

Finalmente, intenta que los líderes de los equipos incluyan un “Control de Estrategia” en sus propias reuniones de equipo. Estas reuniones pueden ser más cortas (15 minutos, por ejemplo) pero son fundamentales para asegurar la cascada de la ejecución de la estrategia en todos los niveles de la organización.

Es probable que modifiques lo anterior según la propia cultura de tu empresa. Podrías considerar que no conviene realizar las reuniones mensuales, según la duración del plan general. Puedes tomarlo como un punto de partida y luego adaptarlo según tus necesidades.

Paso #5: Implementa reportes de estrategia coherentes y sencillos

El paso 5 de nuestra guía de proceso para la implementación de la estrategia se enfoca en el sistema de reporte. Ahora que se establecieron las reuniones, vas a definir un sistema de reporte coherente para informar sobre el progreso de la implementación de tu estrategia. Los principales objetivos de este reporte deben ser:

• Coherencia. Todos saben qué pueden esperar y qué deben actualizar antes de la reunión o de las reuniones.
• Simplicidad. El reporte debe ofrecer un panorama simple de cómo progresa la estrategia.
• Responsabilidad. Asegura que el reporte incluya los nombres de los responsables de cada objetivo (responsabilidad), además de los nombres de las personas que logran cumplir los objetivos (reconocimiento).
• Detallado. El reporte tiene que incluir no solo un panorama sobre el estado actual de la estrategia sino cómo progresa en el tiempo. Intenta incluir períodos o gráficos/cuadros comparativos que muestren el progreso a lo largo del tiempo para asegurar que se mantiene el impulso.

Paso #6: Conecta las revisiones del rendimiento con la estrategia

Los primeros 5 pasos de nuestra guía de procesos para la implementación de la estrategia constituyen la base para asegurar que podrás implementar y ejecutar tu estrategia exitosamente. Pero las organizaciones que triunfan son las que verdaderamente tienen incorporada la implementación de la estrategia en su ADN. Una forma fácil de empezar con esto es crear una conexión formal entre la estrategia y las evaluaciones de rendimiento. Las personas entienden la importancia de la estrategia cuando impacta en sus evaluaciones y, tal vez, en su recompensa/remuneración.

Existen algunas formas de hacerlo. Una es invertir en un sistema de gestión del rendimiento dentro de los procesos de recursos humanos. Sin embargo, incluso si evalúas el rendimiento de tu personal como se hacía antes, pueden optar por reconocer a los empleados que apoyen la ejecución de la estrategia desde su rol y puedan demostrar claramente cómo han contribuido.

También debes proponer que los gerentes hablen sobre la estrategia con sus empleados de forma periódica. Puedes tener un formulario donde los gerentes puedan destacar cómo los objetivos de una persona contribuyen a la estrategia.

En resumen

Llevar adelante estos 6 pasos de nuestra guía para la implementación de la estrategia no es algo que puedas hacer de un día para el otro. Puede llevarte varias semanas y, probablemente, varias iteraciones. Pero no permitas que eso sea una excusa para no empezar. Ojalá tuviera una estadística para cuantificarlo, pero sin duda puedo asegurar que, cuando nuestros clientes siguen este proceso, el plan de implementación de su estrategia suele resultar exitoso en la mayoría de los casos.