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¿Cómo escribir KPIs? Procedimiento en 4 pasos + plantilla gratuita

by Equipo de Cascade, on 29-dic-2021 5:37:35

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Este artículo presenta 4 simples pasos que proponemos para escribir grandes KPIs además de responder algunas preguntas frecuentes sobre KPIs, como por ejemplo: qué significa KPI, cuántos KPIs debemos tener y para qué se utilizan en un negocio. En 2021, los KPIs y la planificación estratégica fueron más importantes que nunca, ya que el COVID puso a prueba los KPIs y los planes estratégicos generales de las empresas y las organizaciones.

Descubre nuestro artículo sobre ejemplos de KPI donde incluimos 84 ejemplos de diferentes industrias.

Significado de KPI

KPI significa Indicador Clave de Rendimiento (KPI por las iniciales en inglés de Key Performance Indicator), pero ¿qué es un indicador clave de rendimiento? Nosotros lo definimos como un valor cuantificable que muestra el progreso de la organización hacia la consecución de los objetivos claves del negocio. Las organizaciones pueden usar KPIs para controlar si sus objetivos claves de negocio están al día, atrasados, avanzados o realizados.

Por qué los KPIs son importantes 

Los KPIs son fundamentales ya que:

  • Actúan como tablero de control para la salud de la compañía
  • Miden el progreso mediante el seguimiento de métricas
  • Ayudan a identificar cuándo es necesario hacer ajustes
  • Permiten reconocer y analizar patrones 
Cómo escribir KPIs en 4 pasos

Saber cómo escribir KPIs es muy valioso para cualquier profesional de los negocios. Entonces, si necesitas ayuda, puedes seguir nuestro procedimiento en 4 pasos para escribir KPIs en 2022:

  1. Define los objetivos estratégicos
  2. Define qué entiendes por éxito
  3. Decide cómo medirlo
  4. Escribe KPIs SMART (formato SMART)

NOTA: Llegados a este punto, es importante aclarar que, cuando hablamos de ‘objetivos estratégicos’ en este artículo, nos referimos al propósito de tus acciones. Aunque algunos opinen que deberíamos hablar de meta o de iniciativa más que de objetivo, queremos decir que la terminología no es tan importante como los conceptos que representan. Mientras los conceptos se entiendan bien dentro de la organización, no habría motivo para cambiar la terminología (incluso si la terminología no concuerda con la de nuestro posteo, siempre y cuando los conceptos sí estén alineados).

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Consejo: ¡no copies tus KPIs directamente de las listas de otros!

Aunque haya muchos ejemplos de KPI disponibles online, te recomendamos no buscar en las listas de tu industria, elegir un KPI y forzarlo a que se adapte a tu estrategia.

¿Por qué?

Los KPIs deben estar pensados para contribuir a conseguir un objetivo estratégico específico. Si no se desarollan pensando en un objetivo estratégico específico, corren el riesgo de robar atención, tiempo y dinero de los KPIs que realmente contribuyen a los objetivos estratégicos. Los mejores KPIs para TU negocio se diseñan teniendo en cuenta TUS objetivos estratégicos específicos. Esto no significa que todos los contenidos disponibles sobre ejemplos de KPIs sean inútiles, porque no es así. Al contrario, son un recurso importante. Sin embargo, lo mejor sería repasar ejemplos de KPIs LUEGO de haber definido tus propios objetivos estratégicos claves.

Toma de decisiones basadas en alternativas vs toma de decisiones basadas en valores

Para entender mejor por qué debes empezar el proceso de KPI una vez definidos los objetivos estratégicos, considera dos formas potenciales de determinar tus KPIs:

  • Decisiones basadas en alternativas
  • Decisiones basadas en valores

Tomar decisiones sobre la base de alternativas te permite elegir la mejor opción entre las alternativas que se presentan.

Ejemplo:

Tomador de decisiones: Quisiera un café.

Camarero: De acuerdo, ¿qué leche prefiere?

Tomador de decisiones: ¿Qué tiene para ofrecer?

Camarero: Tenemos leche entera, descremada o de soja.

Tomador de decisiones: Tomaré leche entera.

Tomar decisiones sobre la base de ciertos valores te permite evaluar qué es lo que más te importa y luego decidirte por algo que satisface tus necesidades.

Ejemplo:

Tomador de decisiones: Quisiera un café.

Camarero: De acuerdo, ¿qué leche prefiere?

Tomador de decisiones: (Considera los objetivos: me gusta el café con agradable sabor pero quiero mantener un bajo contenido de grasa porque me estoy cuidando). Tomaré leche de soja con un sobre de edulcorante artificial.

Camarero: No hay problema.

Como podrás observar, el tomador de decisiones del primer ejemplo escuchó las alternativas presentadas y después decidió su preferencia en base a las opciones que le ofrecieron. Sin embargo, en el segundo ejemplo, el tomador de decisiones examinó sus objetivos y lo que realmente esperaba de su café y luego tomó la decisión que mejor podía satisfacer sus necesidades.

Cuando escribas KPIs usando el enfoque basado en las alternativas y elijas alguno de los KPIs incluidos en la lista de KPIs de tu industria, vas a quedarte con tu KPI preferido de esa lista, pero conseguir ese KPI no necesariamente significa que hayas conseguido tus objetivos estratégicos. De lo contrario, si usas el enfoque basado en los valores y consideras primero tus objetivos estratégicos, seguramente vas a definir los KPIs que, una vez cumplidos, indicarán que conseguiste tus objetivos estratégicos.

Cómo escribir KPIs en 4 pasos

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El modelo de negocio, el sector o el área de tu organización en la que trabajas afecta el tipo de KPI que necesitas. Por suerte, diseñamos un proceso de buenas prácticas para escribir KPIs que te permitirá crear los KPIs perfectos para cada ocasión.

Paso 1: Define los objetivos estratégicos claves

Antes de escribir tus KPIs, deberás determinar los objetivos estratégicos de tu organización que quieres medir. Si estuviste siguiendo nuestra mini-serie "Cómo escribir un plan estratégico: El Modelo Cascade", ya habrás definido algunos objetivos estratégicos para tu organización y ya estarás listo para crear algunos KPIs.

Si todavía no definiste los objetivos estratégicos (o metas) para tu organización, puedes leer este artículo primero y después volver a este punto para crear tus KPIs.

Ejemplo. Objetivo estratégico: incrementar el flujo de tu embudo de marketing para 2022

Paso 2: Define el éxito

Una vez identificados los objetivos estratégicos, tenemos que pensar cuándo podemos decir que se logró cada uno de los objetivos. Si volvemos al ejemplo del Paso 1, si mi objetivo es aumentar el flujo del embudo de marketing, el éxito de este objetivo sería incrementar el número de contactos que entran al embudo de marketing y pasan a Ventas. Si definimos cuándo consideramos que el objetivo se cumple, se hace más fácil decidir cómo medir el éxito de nuestro objetivo.

Cuando definas cómo consideras que tu KPI estará cumplido, vas a ver que hay diferentes aspectos dentro de la definición de éxito para tus objetivos. En el ejemplo que mencionamos anteriormente, vemos que hay dos aspectos que debemos considerar para saber si conseguimos nuestro objetivo:

  1. Aumentar el número de contactos que entran al embudo de marketing.
  2. Aumentar el número de contactos que pasan a través del embudo de marketing y llegan a Ventas.

Como dijimos anteriormente, en esta etapa sería útil revisar algunos ejemplos de KPI que nos puedan inspirar para definir cómo podríamos determinar el éxito de los principales objetivos del negocio. Reiteramos que deberíamos evitar copiar los KPIs que aparecen en algunas listas, ya que es probable que no se ajusten exactamente a tus objetivos estratégicos. Al contrario, debes usar esos KPIs como ejemplos para idear cómo puedes medir el éxito de tus propios objetivos estratégicos.

Aquí recopilamos algunos ejemplos de KPI agrupados por área y esperamos que te sirvan de inspiración:

  1. KPIs para Ventas
  2. KPIs para Marketing
  3. KPIs para Finanzas
  4. KPIs para Recursos Humanos
  5. KPIs para Servicios al Cliente
  6. KPIs para Salud y seguridad
  7. KPIs para TI
  8. KPIs para Gestión de Cambio

Paso 3: Decide sobre cómo medirlo

A continuación, debes decidir cómo vas a medir el éxito. Volviendo a nuestro ejemplo nuevamente, identificamos que el éxito de nuestro objetivo significa aumentar el número de contactos que entran en nuestro embudo de marketing Y aumentar el número de contactos que llegan hasta el final del ciclo.

Lo primero que tenemos que considerar es el aumento de contactos que entran. Los contactos entran en nuestro embudo de marketing cuando se suscriben a nuestra lista de envío de correo electrónico o cuando intercambian información sobre ellos mismos a cambio de contenido por primera vez. Cuando los contactos realizan alguna de estas acciones, automáticamente se agregan a nuestra plataforma de automatización de marketing como suscriptores. Utilizar el número de nuevos suscriptores que se agregan a nuestra plataforma de automatización de marketing durante un determinado período es una forma sencilla de medir la cantidad de contactos que entran en nuestro embudo de marketing.

En segundo lugar, hablamos de aumentar la cantidad de contactos que llegan hasta el final del ciclo. Esto ocurre cuando los contactos están listos para ser entregados a nuestro Equipo de Ventas. Usamos el término Cliente Potencial Calificado de Ventas o SQL (por sus iniciales en inglés, Sales Qualified Lead) para definir un potencial cliente que entró en nuestro embudo de marketing y está listo para que nuestro Equipo de Ventas pueda ocuparse de él. Nuestra plataforma de automatización de marketing agrega una etiqueta a cada perfil para identificar en qué etapa del ciclo se encuentra tomando como referencia determinada acción. A través de nuestro software automatizado de marketing, podemos usar los contactos que se convierten en SQL durante un período determinado para medir nuestro éxito.

En esta etapa sería conveniente empezar a considerar un software con dashboards (paneles de control) para hacer un seguimiento y presentar los KPIs. Seguramente usarás diferentes plataformas y herramientas para medir los KPIs de tu negocio, pero si tienes centralizada la información para hacer el seguimiento y visualizar todos los KPIs de tu departamento y de tu organización, vas a poder tener una idea clara de tus logros. La herramienta Dashboards de Cascade es muy poderosa y te permite obtener datos de todo tu negocio y mostrar la información importante, en tiempo real, a quien la necesite dentro de tu organización.

Paso 4: Escribe tus KPIs

Finalmente, es el momento de escribir tus KPIs. Deben tener el formato SMART (que significa: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo). Para garantizar que siguen este criterio, diseñamos una fórmula que te permitirá definir siempre KPIs SMART. Nuestro principal consejo es que sea sencillo. Todos los miembros de la organización tienen que poder entenderlos. Es decir, que no debería usarse lenguaje técnico (dentro de lo posible) y que deben poder expresarse con una oración.

Sugerimos la siguiente estructura:

Acción Detalle Valor Unidad Fecha Tope

Si lo expresamos de esta manera, nuestros KPIs podrían ser, por ejemplo:

Ejemplo 1

Aumentar nuevos perfiles de potenciales clientes de Hubspot a 40,000 personas para el 31 de diciembre 2022

Ejemplo 2

Aumentar nuevos perfiles SQL a 20,000 personas para el 31 de diciembre 2022

Empezar la frase con un verbo te obliga a ser específico acerca de qué deseas conseguir. Una métrica y una unidad garantizan que el KPI sea cuantificable y poner una fecha tope te ayudará enormemente a mantener el progreso dentro de los plazos previstos.

¿Cómo se usan los KPIs en una organización?

Los Indicadores claves de rendimiento (KPIs) son una herramienta de comunicación para las organizaciones. Informan a los líderes del negocio sobre el progreso de la organización para llegar a los objetivos del negocio. Los KPIs pueden ofrecerte esa información ya que hacen el seguimiento de las métricas más importantes para evaluar el rendimiento. Las métricas representan el éxito que estás consiguiendo en relación con tu objetivo. Este canal de información es muy valioso, ya que en una estrategia bien diseñada, los objetivos claves de la organización deberían afectar directamente el rendimiento general de la organización. Por lo tanto, los KPIs pueden comunicar si tus actividades están consiguiendo, por ejemplo, el crecimiento del negocio al ritmo esperado o no, y cuál fue el crecimiento real.

Los KPIs también contribuyen a identificar problemas en los procesos organizacionales. Si se atrasa el progreso con respecto a un determinado objetivo, el indicador clave de rendimiento relacionado con él comunicará este problema a los líderes en cuanto empiece a percibirse esa tendencia
(
suponiendo que tienen KPIs proactivos - leading - y reactivos - lagging).La organización entenderá que algo no está funcionando bien y deberá investigar. De este modo, puede diseñarse una estrategia para mitigar el problema e implementarla antes de que afecte gravemente el rendimiento de la organización.

¿Cuántos indicadores claves de rendimiento necesitas?

La cantidad de KPIs necesarios puede variar según las empresas. Sin embargo, tenemos un marco que puedes aplicar para evaluar cuántos KPIs vas a necesitar implementar en tu organización. La cantidad dependerá de cuántos objetivos claves de negocio tienes en la organización. Por lo general, hablamos de 2 ó 3 KPIs por objetivo para garantizar diferentes medidas sin sobrecargar el panorama. La razón por la que usamos un mínimo de 2 KPIs es porque creemos que cada objetivo de negocio debería tener al menos un indicador proactivo (leading indicator) y un indicador reactivo (lagging indicator). Esto permite predecir el rendimiento futuro y también guardar registro del rendimiento actual y compararlos con la dirección que estás llevando para conseguir el objetivo del negocio.

¿Qué son KPIs proactivos (leading) y reactivos (lagging)?

A menudo, se habla de KPIs proactivos (leading) y reactivos (lagging) cuando nos referimos a la estrategia, pero es importante entender la diferencia entre ellos. Un KPI proactivo (leading) es un factor cuantificable que cambia antes de que la compañía comience a seguir un determinado patrón o una tendencia. Los KPIs proactivos se utilizan para predecir cambios en la compañía y en su rendimiento futuro, pero al ser predicciones no siempre pueden prever el futuro con exactitud. Por su lado, los KPIs reactivos (lagging) son hechos cuantificables que registran el rendimiento real de la organización.

Resulta más fácil influir sobre los KPIs proactivos que sobre los KPIs reactivos. Sin embargo, los KPIs proactivos son más difíciles de medir. En cambio, los KPIs reactivos se miden más fácilmente aunque es más difícil influir sobre ellos. Si quieres saber más sobre los KPIs proactivos y reactivos, puedes consultar este posteo.

Reporte de KPI

La creación de KPIs relevantes, medibles y limitados en el tiempo es muy importante, pero falta la mitad del trabajo. La otra mitad (que a menudo se pasa por alto) se trata de definir cómo hacer el seguimiento y el reporte de los KPIs de forma adecuada y con exactitud. Si bien puede ser difícil definir estos sistemas de seguimiento y reporte, si no encuentras una forma fácil de visualizar y controlar el progreso, los KPIs no habrán sido de gran utilidad. Un reporte de KPI es un documento que presenta y comunica el rendimiento actual de una organización comparado con sus objetivos de negocio. Es una herramienta que usan los gerentes para analizar el rendimiento e identificar problemas. Estos reportes pueden tener diferentes formatos y pueden ser informes formales escritos, hojas de cálculos, diapositivas de powerpoint o dashboards (paneles de control).

Dashboards (paneles de control)

La creación de un dashboard (panel de control) de KPIs permite una visualización rápida de los indicadores claves de rendimiento relevantes para un objetivo específico del negocio, un departamento, o de toda la organización. Para que no te aburras con otro término de negocios, los dashboards o paneles de control no son más que otra forma de llamar a los reportes de progreso. Sin embargo, lo que hace que los dashboards o paneles de control sean más poderosos que los típicos reportes de negocio es que en general están dentro de un sistema que permite que los datos se actualicen automáticamente. El beneficio es que garantiza que la información resulte siempre relevante ya que no depende de que alguien se ocupe de actualizar los datos continuamente. Este es solo uno de los múltiples beneficios de usar un software con dashboard o paneles de control para tu reporte estratégico.

Los dashboards o paneles de control te permiten visualizar el rendimiento de tu negocio al instante, te muestran el progreso de los KPIs en una presentación visual atractiva y ahorra tiempo si lo comparamos con las horas que se necesitan para crear reportes periódicos. Si necesitas ayuda para crear un dashboard o panel de control de KPIs, puedes consultar este artículo que publicamos hace un tiempo, en el que describimos cómo armar un interesante panel de control estratégico que incluye todos los KPIs de tu negocio para tener un panorama instantáneo de tu rendimiento. También agregaremos más ejemplos de dashboards de KPIs para cada departamento en los próximos meses.

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También puedes encontrar artículos específicos en estas secciones:

  1. Cómo escribir un plan estratégico: El modelo Cascade
  2. Cómo escribir una buena declaración de visión
  3. Cómo crear los valores de la compañía
  4. Cómo crear áreas de foco estratégicas
  5. Cómo redactar objetivos estratégicos
  6. Cómo crear proyectos efectivos
  7. Cómo escribir KPIs (este artículo)

Como siempre, incluimos un breve resumen del Modelo Estratégico de Cascade y cómo este posteo encaja en el panorama general.

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Siguiendo el método de 4 pasos sobre “Cómo escribir un KPI”, podrás crear KPIs relevantes para tu organización. Como siempre, esperamos que nos digas qué te pareció nuestro proceso y si te ayudó en la creación de KPIs para tu organización. Puedes agregar tus comentarios más abajo o a través de nuestras redes sociales.

Topics:KPI Library
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